Ответ: Расходы на приобретение продуктов питания и напитков для участников выставки могут быть признаны в качестве расходов на рекламу. Помимо авансового отчета работнику целесообразно составить также отчет о рекламных расходах.
Обоснование: К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и поддержания сотрудничества, в порядке, предусмотренном п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ).
К представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. К представительским расходам относятся расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах, транспортное обеспечение доставки этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно, буфетное обслуживание во время переговоров, оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий (п. 2 ст. 264 НК РФ).
Следовательно, расходы на приобретение продуктов питания и напитков могут быть признаны в качестве представительских расходов при условии, что на выставке предусмотрена возможность проведения переговоров и заключения договоров.
К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на рекламу производимых (приобретенных) и (или) реализуемых товаров (работ, услуг), деятельности налогоплательщика, товарного знака и знака обслуживания, включая участие в выставках и ярмарках, с учетом положений п. 4 ст. 264 НК РФ (пп. 28 п. 1 ст. 264 НК РФ).
- расходы на рекламные мероприятия через средства массовой информации (в том числе объявления в печати, передача по радио и телевидению), информационно-телекоммуникационные сети, при кино- и видеообслуживании;
- расходы на световую и иную наружную рекламу, включая изготовление рекламных стендов и рекламных щитов;
- расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов, изготовление рекламных брошюр и каталогов, содержащих информацию о реализуемых товарах, выполняемых работах, оказываемых услугах, товарных знаках и знаках обслуживания, и (или) о самой организации, на уценку товаров, полностью или частично потерявших свои первоначальные качества при экспонировании.
Расходы налогоплательщика на приобретение (изготовление) призов, вручаемых победителям розыгрышей во время проведения массовых рекламных кампаний, а также расходы на иные виды рекламы, не указанные в абз. 2 - 4 п. 4 ст. 264 НК РФ, осуществленные им в течение отчетного (налогового) периода, для целей налогообложения признаются в размере, не превышающем 1% выручки от реализации, определяемой в соответствии со ст. 249 НК РФ.
В Письмах УФНС России по г. Москве от 22.11.2011 N 16-15/112952@, от 23.01.2009 N 19-12/004970 отмечается, что расходы, связанные с буфетным обслуживанием участников в рамках проводимых рекламных мероприятий, при условии их документального подтверждения могут учитываться в составе нормируемых рекламных затрат, поскольку определены обычаями делового оборота и являются экономически оправданными затратами.
Полагаем, что в рассматриваемой ситуации в целях снижения разногласий с налоговыми органами расходы на чай, кофе, воду, сок, конфеты, печенье целесообразно включить в состав расходов на рекламу.
НК РФ не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих рекламные расходы. По аналогии с позицией, изложенной в Письме Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, документом, подтверждающим обоснованность рекламных расходов, может быть отчет о рекламных расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о рекламных расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами.
В Письме Минфина России от 21.02.2020 N 03-03-06/1/12765 при рассмотрении вопроса о подтверждении расходов кассовым чеком в целях налога на прибыль указано, что расходы могут быть учтены в целях исчисления налога на прибыль организаций, если подтверждающие документы оформлены в соответствии с законодательством Российской Федерации и из этих документов четко и определенно видно, какие расходы были произведены.
