Ориентироваться надо на дату документа, подтверждающего затраты. Тогда как дата получения бумаги не важна. Дата, на которую учитываются затраты, зависит от вида расходов.
Так, расходы, относящиеся к косвенным, признают датой подписания акта приемки-передачи работ (услуг). Их можно учесть периодом, которым датирован акт, независимо от даты получения по почте.
Покупные товары списывают в расходы датой продажи, а МПЗ, работы производственного характера в составе прямых материальных расходов — датой продажи произведенной продукции. Даже если документы поступили позже.
Если опоздавшие документы придут к вам до срока подачи декларации по налогу на прибыль за отчетный период (год) — даже за пределами отчетного периода (года), то просто отразите расходы в этой декларации.
Если вы уже успели подать декларацию за период, на который приходится дата учета расходов по опоздавшим документам, но за этот год вы еще не отчитались, то расходы можно признать в годовой декларации.
Расходы можно учесть в периоде получения документов уже после сдачи годовой декларации при соблюдении трех условий:
1) на дату подачи декларации за период поступления документов со дня уплаты налога по декларации за год, к которому относятся бумаги, не прошло 3 года;
2) декларация за год, к которому относятся такие расходы, не нулевая и не «убыточная»;
3) по итогам отчетного периода (года), когда поступили расходные документы, не получен налоговый убыток.
Если условие 1 не выполнено, учесть расходы по опоздавшим документам невозможно. При несоблюдении условий 2 и 3 самый безопасный способ учесть расходы — подать уточненку за год, в котором их надо было признать по правилам НК РФ.
Подборка материалов по данному вопросу
Документ получен с небольшим опозданием. Под этим автор подразумевает задержку документа от нескольких дней до двух-трех недель. Это позволяет "поправить" данные бухгалтерского учета прошедшего периода, который еще не закрыт. Поэтому документ, относящийся к прошедшему отчетному периоду, в нем и фиксируется, хотя получен он позже.
Налог на прибыль
При расчете данного налога, как и в бухгалтерском учете, чаще всего применяется метод начисления, то есть доходы и расходы признаются по факту осуществления независимо от времени проведения расчетов. В частности, в ст. 272 НК РФ указано, что расходы, принимаемые для целей налогообложения, признаются таковыми в том отчетном (налоговом) периоде, к которому они относятся. Причем в Письме от 27.07.2015 N 03-03-05/42971 Минфин обратил внимание на следующее. Бухгалтерское законодательство позволяет формировать документ, подтверждающий произведенные расходы после отчетной даты, но непосредственно после окончания предоставления услуг за месяц. То есть документ может быть оформлен в начале следующего месяца. Соответственно, если первичный документ, подтверждающий факт оказания длящихся услуг за истекший месяц, составлен непосредственно после его окончания в разумный срок, но до даты представления декларации (28-го числа), то такой первичный документ следует отражать в налоговом учете в том отчетном периоде, к которому относятся расходы, то есть в месяце оказания услуг. Причем месяц оказания услуг должен быть указан в первичном учетном документе.
Полагаем, понятно, что в целях налогообложения прибыли нельзя признать расходы на основании внутренних документов, которые были выписаны в связи с тем, что запаздывают внешние подтверждения. Налоговики не примут такие "методологические" документы в качестве подтверждения расходов.
