ЕДИНОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК (далее — ЕИС) при исполнении контрактов, заключенных по результатам проведения электронных процедур, становится обязательным.

Подписание документов о приемке в электронной форме в ЕИС со стороны заказчика должно осуществляться лицами, уполномоченными на осуществление таких действий. Для этого необходимо в срок до 01.01.2022, назначить таким пользователям полномочие «Уполномоченное лицо» в Личном кабинете ЕИС по 44-ФЗ и установить соответствующие права.

Такие полномочия назначают сотрудникам, уполномоченным на подписание электронных документов о приемке, в том числе членам приемочной комиссии, руководитель организации или лицо, уполномоченное руководителем на определение лиц и действий, осуществляемых такими лицами от имени организации в ЕИС (Администратор организации).

Пользователи организации заказчика, которым не будет назначено указанное полномочие, не смогут осуществлять подписание документов о приемке в электронной форме в ЕИС с 01.01.2022.

Назначение полномочия «Уполномоченное лицо» осуществляется в разделе «Администрирование» - «Пользователи организации» - «Регистрационные данные», подробная информация об этом содержится в кратком руководстве пользователя «Назначение полномочий для подписания документов о приемке в электронной форме в Личном кабинете 44-ФЗ в ЕИС», размещенном в личном кабинете пользователя ЕИС в разделе «База знаний».

Также всем уполномоченным на подписание электронных документов о приемке лицам заказчика, включая членов приемочной комиссии, необходимо получить квалифицированную электронную подпись:
  • в Удостоверяющем центре Федерального казначейства для должностных лиц государственного органа, органа местного самоуправления, либо подведомственного государственному органу или органу местного самоуправления организации, в том числе членов приемочной комиссии, являющихся сотрудниками организации заказчика.
  • в коммерческих аккредитованных удостоверяющих центрах, если членами приемочной комиссии являются третьи лица (сотрудники сторонних организаций, физические лица, эксперты).

При подписании документов о приемке необходимо учесть следующие особенности:
1. Среди подписантов обязательно должен быть указан руководитель или лицо, ответственное за итоги приемки с полномочием «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке». Если его не указать, то документ нельзя не направится на подписание (сработает контроль).

2. При указании нескольких подписантов, руководитель или лицо, ответственное за итоги приемки, всегда подписывают последними, после подписания остальных пользователей.

3. Если указать несколько подписантов у которых оба полномочия, то они могут подписывать в любой последовательности. Но руководитель, всегда подписывает последним.

4. Руководителю для подписания документов о приемке также необходимо назначить полномочие «Уполномоченное лицо» и настроить права.

5. При подписании документа о приемке одним лицом, ему достаточно полномочия «Лицо, ответственное за оформление документов о приемке».

6. Для сотрудника, который будет только формировать проекты документов и указывать в нем других подписантов, при этом сам ничего не подписывает, специального полномочия нет. В настройках установить только одну галочку «Работа с документами разрешена в качестве: уполномоченный сотрудник организации заказчика».

7. Для сотрудника, который является членом приемочной комиссии должна быть установлена галочка «Работа с документами разрешена в качестве: уполномоченный сотрудник организации заказчика» и «Лицо, уполномоченное действовать в качестве члена приемочной комиссии».

Подробная информация содержится в пункте 3.1.2.1 Руководства пользователя для заказчика «Реестр документов об исполнении контракта (ЛК Заказчика)» и пункте 3.1.1 Руководства пользователя для участников закупки «Электронный документооборот в процессе исполнения государственных и муниципальных контрактов (ЛК Поставщика)», размещенных в разделе «База знаний» соответствующих личных кабинетов.

В сведениях об исполнении контракта прикрепляется архив, содержащий файлы с агрегированным электронным документом в формате .xml, печатной формой документа о приемке с расширением .html, титулом поставщика и заказчика в формате .xml, а также подписи сторон в формате .sig. В печатной формой документа о приемке с расширением .html указывается информация, идентифицирующая подписанта: наименование должности, фамилия и инициалы. Проверить достоверность электронных подписей в формате .sig можно с использованием ресурса https://www.gosuslugi.ru/pgu.

В ЕИС реализована возможность прикрепления дополнительных документов в Личном кабинете участника закупок.

Поставщики (подрядчики, исполнители) при формировании документов о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги в Личном кабинете участника закупок в ЕИС могут прикрепить и подписать электронной подписью иные необходимые документы, подтверждающие поставку товара (выполнение работы, оказание услуги) и оформленные по установленной контрактом форме, в неструктурированном формате. Данная возможность доступна на вкладке «Общая информация».

Такие приложенные документы являются неотъемлемой частью структурированного документа о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги и подписываются усиленной электронной подписью лиц, уполномоченных на подписание документов о приемке от имени поставщика (подрядчика, исполнителя) и заказчика.

При необходимости направления заказчику в электронном виде иных документов, предоставление которых предусмотрено условиями контракт, не являющихся документом, подтверждающим поставку товара (выполнение работы, оказание услуги) и не требующих подписания заказчиком, такие документы могут быть приложены поставщиком (подрядчиком, исполнителем) на вкладке «Дополнительные документы».

Например:
  • Документы в соответствии с Приказом Минздрава № 870н от 26.10.2017 г.: копии документов, предусмотренных Приказом Минздрава №870н от 26.10.2017г. (товарная накладная, регистрационное удостоверение лекарственного препарата, документы, подтверждающие соответствие товара, инструкция (ии) по медицинскому применению товара на русском языке, спецификация, технические характеристики, иные документы, предусмотренные контрактом.
  • Платежно-расчетные документы: копии платежно-расчетных документов.
  • Документы, содержащие информацию о стране происхождения товара или о производителе товара: копии документов, содержащих информацию о стране происхождения товара или о производителе товара.
  • Прочие документы, предусмотренные контрактом: копии документов-оснований отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг), документов, подтверждающих отгрузку, копии таможенных деклараций на товары и иные документы, предусмотренные контрактом.

В ЕИС реализована возможность прикрепления дополнительных документов, как в Личном кабинете заказчика.

Заказчики при формировании документов о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги в Личном кабинете заказчика в ЕИС могут прикрепить иные необходимые документы на вкладке «Дополнительные документы от заказчика».

Для этого на вкладке «Дополнительные документы от заказчика» необходимо выбрать «Тип документа», указав одно из значений и прикрепить файл.
  • Информация о расхождениях – значение отображается, если на вкладке «Приемка товаров, работ, услуг» в поле «Итог приемки» установлено значение «2 – товары (работы, услуги, права) приняты с расхождениями (претензией)» или «3 – товары (работы, услуги, права) не приняты» - отображается только для первичных учетных документов.
  • Документы, подтверждающие исполнение контракта, оплату контракта и документы о начислении неустоек (штрафов, пеней).
  • Документы, о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги.
  • Информация о стране происхождения или информация о производителе.
  • Документ о результатах проведенной экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги.

Письмом Федерального казначейства и Федеральной налоговой службы России от 18.12.2019 № 14-00-06/27476, №АС-4-15/26126@ даны разъяснения, что документы о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, сформированные и подписанные электронной подписью в ЕИС, признаются равнозначными документам на бумажном носителе, подписанным собственноручной подписью. В данном письме также отражен порядок передачи в налоговые органы документа о приемке  и счета-фактуры, сформированных и подписанных электронной подписью в ЕИС, в случае их истребования.

Таким образом, документы о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги, сформированные и подписанные в электронной форме в ЕИС, не требуют дублирования на бумажном носителе.

Функциональность ЕИС, позволяющая формировать и подписывать документы о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги (включая корректировочные документы к ним) в электронной форме, доступна в личном кабинете пользователя ЕИС если:
  • Стороны достигли взаимного согласия на обмен документами о приемке товаров, выполненной работы (ее результатов), оказанной услуги и счетами-фактурами (при наличии) в электронной форме, подписанных электронной подписью с использованием ЕИС.
  • Заказчик выбрал необходимый контракт на этапе «Исполнение» в реестре контрактов, заключенных заказчиками, в ЕИС и отметил в контекстном меню - «Предусмотреть формирование документов о приемке товаров (работ, услуг) в электронной форме». 

Не нашли ответа на свой вопрос?

Задайте его менеджеру

Задать вопрос