Ответ: Указанные расходы можно учесть в налоговом учете, при этом факт использования личного автомобиля сотрудника в служебных целях должен быть документально подтвержден. В частности, размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме, а также оформляются документы, позволяющие установить пройденный путь в служебных целях.
Обоснование. В соответствии со ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) этого имущества, принадлежащего работнику, а также возмещаются расходы, связанные с использованием этого имущества.
Для признания расхода в виде компенсации расходов работнику при использовании личного автомобиля необходимо документальное подтверждение использования транспортного средства в интересах организации. Для этих целей, по мнению Минфина России, могут использоваться путевые листы (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39406).
Поскольку путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, эксплуатируемое юридическим лицом и (или) индивидуальным предпринимателем (п. 8 Порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368), между работодателем и работником, использующим личный автомобиль в служебных целях, могут быть оформлены иные документы, позволяющие установить пройденный путь в служебных целях (например, в соглашении указать график и маршрут передвижения с указанием расстояния).
Для целей исчисления налога, уплачиваемого при применении УСН, расходы на выплату компенсации расходов на бензин при использовании для служебных поездок личного легкового автомобиля признаются в пределах норм, установленных Правительством Российской Федерации на дату выплаты денежных средств из кассы организации (перечисления денежных средств на банковскую карту) работнику (пп. 12 п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.17 Налогового кодекса РФ).
Нормы указанных расходов, которыми следует руководствоваться в том числе организациям, применяющим УСН, установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 "Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией", согласно которому размер ежемесячной компенсации за использование работником в служебных целях личного легкового автомобиля, объем двигателя которого превышает 2000 куб. см, составляет 1500 руб.
Сумма компенсации расходов, превышающая указанный норматив, для целей налогообложения в составе расходов не учитывается.
Пример. ООО работает по упрощенной системе, объект налогообложения - доходы минус расходы. Предприятие выплачивает компенсацию своему работнику за использование его личного автомобиля (с объемом двигателя 1600 куб. см). В декабре 2021 г. она составила 5000 руб. плюс 500 руб. на бензин.
Так как рабочий объем двигателя меньше 2000 куб. см, то при условии, что автомобиль использовался полный месяц, сумма включаемой в расходы компенсации равна 1200 руб.
Нужно иметь в виду, что в нормах уже предусмотрена стоимость бензина, запчастей и прочего, поэтому ее нельзя учитывать отдельно. Поэтому работнику будет выплачено только 1200 руб.
