Ответ: Правом подписи первичных документов, в том числе товаросопроводительных, наделяются руководители, главные бухгалтеры, работники, ответственные за конкретную операцию, например кассиры. На практике передать право подписи первичных документов можно как приказом, так и доверенностью.
Вместе с тем необходимо отметить, что на сегодняшний день, нет единой правовой позиции относительно ответа на вопрос: можно ли оформить наделение полномочиями (передачу полномочий) на подписание документов, в том числе товаросопроводительных, на основании приказа или необходима доверенность от организации.
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго - на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права - соответственно трудовым и гражданским. Также доверенность выдается для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Следовательно, с учетом положений судебной практики, передача полномочий на подписание договоров (заключение сделок) должна сопровождаться выдачей соответствующей доверенности, а на подписание документов, не представляющих собой сделку, достаточно наличия приказа о наделении лица полномочиями, при этом наличие соответствующей доверенности все же желательно.
Обоснование:
Как оформлять первичные документы
Первичный документ - любой документ, который является основой для бухгалтерской проводки, признания дохода или расхода в налоговом учете. Примеры: накладная, акт, бухгалтерская справка, авансовый отчет, ПКО и РКО.
В учетной политике организация указывает, какие формы первичных документов она будет использовать - унифицированные или собственные. Бухгалтерские программы по умолчанию формируют унифицированные документы. Формы первички, которые организация разработает сама, надо приложить к учетной политике (Информация Минфина).
Обязательны унифицированные формы для банковских и кассовых документов, транспортной накладной (Письмо Минфина от 25.01.2017 N 03-01-15/3482).
В каждом первичном документе должно быть 7 обязательных реквизитов.
Право подписи первичных документов есть у руководителя, главного бухгалтера, работников, ответственных за конкретную операцию, например у кассира.
Передать право подписи первичных документов можно приказом или доверенностью.
Реквизиты этого документа указывайте рядом с подписью и Ф.И.О. подписанта в первичном документе.
Доверенность на право подписи первичных документов и счетов-фактур
Отметим также, что использовать факсимиле на первичных документах вместо живой подписи нельзя (Письмо Минфина от 13.04.2015 N 03-03-06/20808).
Аналогичная правовая позиция по рассматриваемому вопросу содержится в информационном материале, размещенном в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс»:
-Типовая ситуация: Как оформлять первичные документы (Издательство "Главная книга", 2022)
Необходимо также отметить, что без доверенности действовать от имени общества, в том числе представлять его интересы и совершать сделки, выдавать доверенности на право представительства от имени общества, вправе единоличный исполнительный орган общества (директор, генеральный директор) (пп. 1, 2 п. 3 ст. 40 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", п. 2 ст. 69 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах").
Под правом второй подписи понимается право подписывать документы вместо руководителя.
Руководителем экономического субъекта определяется перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов (пп. 7 п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете", Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Полагаем, что в данном случае речь идет, как уже описано выше, о приказе (распоряжении) или доверенности.
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго - на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права - соответственно трудовым и гражданским. Также доверенность выдается для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Например, в Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 18.04.2018 N Ф05-3016/2018 по делу N А40-142336/2015 рассмотрена ситуация, когда старшему бухгалтеру в соответствии с приказом было предоставлено право подписи за генерального директора и главного бухгалтера на счетах-фактурах, счетах на оплату и товарных накладных по форме ТОРГ-12.
Также следует отметить, что в отношении некоторых документов законодательством установлен порядок передачи полномочий на их подписание. Так, банковские документы могут быть подписаны единоличным исполнительным органом клиента - юридического лица, а также иными работниками, наделенными правом подписи клиентом - юридическим лицом, за исключением некоторых случаев, в том числе на основании распорядительного акта, доверенности (п. 7.5 Инструкции Банка России от 30.05.2014 N 153-И "Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов").
Доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это в соответствии с законом и учредительными документами. Для подписания первичных учетных документов, налоговых деклараций нотариально удостоверять доверенность не требуется (п. п. 1, 4 ст. 185.1 ГК РФ).
Печать не является необходимым реквизитом доверенности, однако, если законодательством установлено требование о наличии печати, проставление печати на доверенности является обязательным (например, п. 3 ст. 2 Федерального закона от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях").
Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации.
Счет-фактура, составленный в электронной форме, подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Если говорить о налоговых документах, то уполномоченный представитель налогоплательщика-организации осуществляет свои полномочия на основании доверенности, выдаваемой в порядке, установленном гражданским законодательством Российской Федерации (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Учитывая вышеизложенное, считается, что для передачи главному бухгалтеру права второй подписи следует оформить простую письменную доверенность за подписью руководителя организации. Этого будет более чем достаточно для совершения операций, указанных в данной доверенности. Также передачу полномочий на подписание первичных учетных документов можно оформить приказом (распоряжением).
Руководитель также вправе передать главному бухгалтеру право второй подписи, например, расходных кассовых ордеров, авансовых отчетов, счетов-фактур, УПД, актов формы ОС-1, налоговых деклараций и других документов.
Подробнее см.: Вопрос: Как наделить правом второй подписи главного бухгалтера организации? (Консультация эксперта, 2022).
Вместе с тем необходимо отметить, что на сегодняшний день, нет единой правовой позиции относительно ответа на вопрос: можно ли оформить наделение полномочиями, передачу полномочий на подписание документов, в том числе договоров, на основании приказа или необходима доверенность от организации.
Порядок наделения полномочиями / передачи полномочий на подписание договора
В приказе о передаче полномочий рекомендуется указать круг полномочий работника (работников), в том числе право подписи договоров, финансовой документации, право подписи банковских документов. Может быть установлен лимит по суммам сделок или ограничения в отношении отдельных видов сделок.
Если соответствующие полномочия не были изначально определены в трудовом договоре с работником, то с ним, в частности, может быть заключено дополнительное соглашение к трудовому договору о расширении основной трудовой функции или о совмещении либо о временном переводе (ст. ст. 60.2, 72, ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ).
Существует судебная практика, согласно которой издание генеральным директором приказа о назначении временно исполняющего обязанности является достаточным основанием для наделения его всеми правами и обязанностями единоличного исполнительного органа управления, если это не противоречит уставу (Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 25.08.2020 N Ф08-6287/2020 по делу N А32-800/2020).
Однако, существует мнение, что одного приказа недостаточно, наделение полномочиями и передача полномочий генерального директора на представление интересов организации другому работнику должны оформляться доверенностью.
При подписании договоров от имени организации без доверенности может действовать, по общему правилу, только ее генеральный директор (п. 1 ст. 53 ГК РФ, п. 2, пп. 1 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, п. п. 1, 2 ст. 69 Закона N 208-ФЗ).
Для всех остальных уполномоченных должностных лиц, действующих от имени организации при подписании договоров, доверенность, выданная генеральным директором, по общему правилу обязательна даже в случае, если полномочия на подписание договоров установлены в трудовом договоре, должностной инструкции и локальном нормативном акте организации (п. п. 1, 3, 4 ст. 185, п. 4 ст. 185.1 ГК РФ, пп. 2 п. 3 ст. 40 Закона N 14-ФЗ, Письмо ГИТ в г. Москве от 20.08.2020 N 77/7-30028-20-ОБ/10-33260-ОБ/18-1193).
Так, в Постановлении Арбитражного суда Центрального округа от 02.02.2015 N Ф10-4918/2014 по делу N А48-4475/2013 указано, что из содержания приказа, согласно которому директор возложил обязанности генерального директора на исполняющего обязанности директора, не следует, что последний был наделен полномочиями на совершение сделок от имени общества. При этом суд обратил внимание на тот факт, что ЗАО не выдавало доверенности на право подписи и совершения сделок от своего имени временно исполняющему обязанности генерального директора.
Резюмируя перечисленное выше, следует, что правом подписи первичных документов, в том числе товаросопроводительных, наделяются руководители, главные бухгалтеры, работники, ответственные за конкретную операцию, например кассиры.
На практике передать право подписи первичных документов можно как приказом, так и доверенностью.
Вместе с тем необходимо отметить, что на сегодняшний день, нет единой правовой позиции относительно ответа на вопрос: можно ли оформить наделение полномочиями (передачу полномочий) на подписание документов, в том числе товаросопроводительных, на основании приказа или необходима доверенность от организации.
Главный критерий разграничения приказа на право подписи первичных документов и доверенности в данном случае заключается в том, что действие документа первого вида распространяется только на сотрудников хозяйствующего субъекта, второго - на любых лиц, указанных в документе. Составление приказов и доверенностей регулируется разными отраслями права - соответственно трудовым и гражданским. Также доверенность выдается для представительства перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ).
Следовательно, с учетом положений судебной практики, передача полномочий на подписание договоров (заключение сделок) должна сопровождаться выдачей соответствующей доверенности, а на подписание документов, не представляющих собой сделку, достаточно наличия приказа о наделении лица полномочиями, при этом наличие соответствующей доверенности все же желательно.
Данная правовая позиция подтверждается приведенной выше судебной практикой.
См. также:
