Ответ: Решения, принятые учредителями ООО, принимаются на собраниях и по общему правилу оформляются протоколом. Протокол удостоверяется нотариусом, если иной способ не предусмотрен Уставом ООО. В законе подробно не описан порядок проведения собрания в заочной форме, поэтому рекомендуем определить его в уставе или внутреннем документе.
Обоснование: Принятие общим собранием участников ООО решения на заседании и состав участников общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются путем нотариального удостоверения, если иной способ (подписание протокола всеми участниками или частью участников; с использованием технических средств, позволяющих достоверно установить факт принятия решения; иным способом, не противоречащим закону) не предусмотрен уставом ООО либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно (пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).
Удостоверьте протокол заседания нотариально, если иной способ не предусмотрен уставом или единогласным решением участников. Принятые на заседании решения будут ничтожны, если протокол не удостоверен (пп. 3 п. 3 ст. 67.1, п. 3 ст. 163 ГК РФ, п. 107 Постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 N 25, п. 2 Обзора (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019)).
Протокол, подтверждающий факт принятия решения общего собрания участников общества об увеличении уставного капитала, и состав участников общества, присутствовавших при принятии указанного решения, должны быть подтверждены путем нотариального удостоверения (п. 3 ст. 17 Закона N 14-ФЗ). Подтвердить указанные обстоятельства другими способами нельзя.
В других случаях иной порядок подтверждения факта принятия общим собранием участников ООО решения и состава лиц, участвовавших в принятии решения на заседании, может быть предусмотрен уставом общества либо решением общего собрания участников общества, принятым участниками общества единогласно. Если ни уставом, ни единогласно принятым решением общего собрания соответствующий порядок не установлен, факт принятия решения и состав участвовавших в заседании лиц подтверждаются нотариусом.
Однако простого указания в протоколе общего собрания участников ООО об ином способе подтверждения достоверности решения, а также состава участников недостаточно. Иной способ подтверждения станет легитимным только при условии включения данного вопроса в повестку дня и единогласного принятия по нему решения (Постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 15.10.2021 N 11АП-13486/2021 по делу N А65-7637/2021).
Если в Уставе нет такой формулировки, внести положение об альтернативном способе подтверждения принятых решений допускается при принятии новой редакции Устава. Для внесения положения об изменениях без нотариального удостоверения требуется внести следующие формулировки:
«Принятие Общим собранием участников решения посредством очного голосования и состав участников Общества, присутствовавших при его принятии, подтверждаются подписанием протокола общего собрания всеми участниками Общества, присутствовавшими на собрании, либо иным способом, утвержденным решением Общего собрания участников, принятым участниками единогласно. Нотариальное удостоверение принятия общим собранием участников Общества решения и состава участников Общества не требуется, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством».
«Если Общество состоит из одного участника, решения по вопросам, относящимся к компетенции общего собрания участников, принимаются единственным участником Общества единолично и оформляются письменно. Решение единственного участника Общества подтверждается его подписью. Решение юридического лица, являющегося единственным участником Общества (осуществляющим права единственного участника Общества), подтверждается подписью лица, которое уполномочено выступать от его имени, и заверяется оттиском печати, если соответствующее юридическое лицо имеет печать. Нотариальное удостоверение принятия единственным участником Общества решения и состава участников Общества, участвовавших в принятии решения, не требуется, если иное не предусмотрено настоящим Уставом или действующим законодательством».
Рекомендуем добавлять оба эти пункта вне зависимости от количества участников в обществе на момент подачи документов.
По общему правилу собрание проводится в форме заседания, поскольку решение по вопросам утверждения годового отчета и годового бухгалтерского баланса нельзя принять заочным голосованием (опросным путем). Однако действие этого запрета приостановлено до 31.12.2022 включительно. Поэтому до названной даты общее собрание участников ООО, повестка дня которого включает указанные вопросы, по решению исполнительного органа общества можно провести в форме заочного голосования (пп. 6 п. 2 ст. 33, п. 1 ст. 38 Закона об ООО, п. 2 ст. 2 Федерального закона от 25.02.2022 N 25-ФЗ).
За нарушение формы проведения собрания установлен штраф для общества до 700 тыс. руб., для должностного лица - до 30 тыс. руб. (ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ).
Решение собрания может быть принято без проведения заседания (заочное голосование) посредством отправки, в том числе с помощью электронных либо иных технических средств, не менее чем пятьюдесятью процентами от общего числа участников соответствующего гражданско-правового сообщества документов, содержащих сведения об их голосовании. При этом решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших эти документы участников гражданско-правового сообщества.(п.1.1. ст. 181.2 ГК РФ, ст. 38, Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. от 02.07.2021, с изм. 25.02.2022) "Об обществах с ограниченной ответственностью" )
В законе подробно не описан порядок проведения собрания в заочной форме, поэтому рекомендуем определить его в уставе или внутреннем документе.
Порядок проведения заочного голосования определяется внутренним документом общества, который должен предусматривать обязательность сообщения всем участникам общества предлагаемой повестки дня, возможность ознакомления всех участников общества до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами, возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов, обязательность сообщения всем участникам общества до начала голосования измененной повестки дня, а также срок окончания процедуры голосования. (п.3 ст.38 ФЗ от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об ООО" )
При проведении собрания в форме заочного голосования учредители голосуют путем отправки в том числе с помощью электронных или иных технических средств документов, содержащих сведения об их голосовании (п. 1.1 ст. 181.2 ГК РФ). Бюллетень для голосования нужно заполнить и направить в общество тем способом, который указан в сообщении о проведении собрания:
- по электронной почте;
- путем заполнения на сайте;
- почтовым отправлением.
1.1. Решение собрания может быть принято без проведения заседания (заочное
В протоколе должны быть указаны (п.4 ст 181.2 ГК РФ):
- дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов гражданского-правового сообщества в заседании, а в случаях заочного голосования - дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества, и способ отправки этих документов;
- сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;
- результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
- сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;
- сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
- сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник гражданско-правового сообщества требует их внести в протокол;
- сведения о лицах, подписавших протокол.
