Ответ: Работодатель должен самостоятельно определить порядок хранения медицинских заключений и получить на такое хранение согласие работников, а также обеспечить конфиденциальность информации. Если хранение медицинских документов в кабинете охраны труда достигает указанных целей – обеспечение сохранности и неразглашение персональных данных, то какая-либо ответственность для работодателя отсутствует. В противном случае за неисполнение своих обязанностей работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ, что влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от восьми тысяч до двадцати тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от двадцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
Обоснование: Работодатель хранит итоговое заключение по результатам медицинского осмотра. Также у работодателя на период трудоустройства работника хранится медицинская книжка.
Конкретный порядок ведения документооборота в организации, в том числе хранения документов о медосмотрах, работодатели устанавливают самостоятельно.
На практике организации хранят результаты медосмотров либо в личных делах сотрудников, либо в отдельных делах. При этом в зависимости от выбранного способа у документов по медосмотрам различные сроки хранения. Например, заключения о прохождении осмотров, в случае если они хранятся в личных делах, нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Либо такие документы хранят не менее 50 лет, если они созданы после 2003 года. А если результаты хранятся отдельно, то только пять лет.
Хранение копий или оригиналов заключений о медосмотрах и решений психиатрической комиссии сотрудников в личных делах допускается только с их письменного согласия. В отсутствие письменного согласия сотрудников копии документов должны быть возвращены данным сотрудникам или уничтожены.
Согласно ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" сведения, которые характеризуют физиологические и биологические особенности человека, на основании которых можно установить его личность (биометрические персональные данные) и которые используются оператором для установления личности субъекта персональных данных, могут обрабатываться только при наличии согласия в письменной форме субъекта персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи. Обработка биометрических персональных данных может осуществляться без согласия субъекта персональных данных в связи с реализацией международных договоров Российской Федерации о реадмиссии, в связи с осуществлением правосудия и исполнением судебных актов, в связи с проведением обязательной государственной дактилоскопической регистрации, а также в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации об обороне, о безопасности, о противодействии терроризму, о транспортной безопасности, о противодействии коррупции, об оперативно-разыскной деятельности, о государственной службе, уголовно-исполнительным законодательством Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о порядке выезда из Российской Федерации и въезда в Российскую Федерацию, о гражданстве Российской Федерации, законодательством Российской Федерации о нотариате.
Таким образом, работодатель должен самостоятельно определить порядок хранения медицинских заключений и получить на такое хранение согласие работников, а также обеспечить конфиденциальность информации. Если хранение медицинских документов в кабинете охраны труда достигает указанных целей – обеспечение сохранности и неразглашение персональных данных, то какая-либо ответственность для работодателя отсутствует. В противном случае за неисполнение своих обязанностей работодатель может быть привлечен к административной ответственности по ч. 6 ст. 13.11 КоАП РФ, что влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи пятисот до четырех тысяч рублей; на должностных лиц - от восьми тысяч до двадцати тысяч рублей; на индивидуальных предпринимателей - от двадцати тысяч до сорока тысяч рублей; на юридических лиц - от пятидесяти тысяч до ста тысяч рублей.
