Ответ: Перечень документов, которые должны храниться в личном деле, работодатель устанавливает в локальном нормативном акте. Каких-либо перечней документов, подлежащих хранению в личном деле работника, а также не подлежащих включению в личное дело, действующим законодательством не предусмотрено.
В личное дело работника, как правило, включается документация, которая прямо относится к трудовой деятельности работника. Согласие на обработку персональных данных может храниться в личном деле работника.
Обоснование: Какие документы должны храниться в личном деле работника
Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов независимо от их форм собственности регулируются Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ). Обязанность по ведению и обеспечению сохранности соответствующей кадровой документации установлена в ч. 1 ст. 17 Закона N 125-ФЗ.
На основании ч. 3 ст. 6 Закона N 125-ФЗ утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236) (далее - Перечень).
Виды документов, входящих в состав личных дел государственных и муниципальных служащих, определяются законодательством Российской Федерации, иных работников - локальными нормативными актами организации. Срок хранения личных дел - 50/75 лет ЭПК. Отметка "ЭПК" означает, что указанные документы или часть указанных документов могут быть отобраны на постоянное хранение по результатам экспертизы их ценности (ст. 22.1 Закона N 125-ФЗ, ст. 445 Перечня, Сноски N N 1, 2, 3 к Перечню, п. п. 4.8 - 4.9 Инструкции, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 237).
Таким образом, работодатель самостоятельно определяет состав личных дел работников. Виды документов, входящих в состав личных дел, а также порядок их ведения работодатель устанавливает путем издания соответствующего локального нормативного акта.
Общий состав личного дела.
Поскольку личные дела имеют длительный срок хранения, в них не следует включать документы второстепенного значения, имеющие небольшие сроки хранения (п. 3.2.6 Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 N 33)). К таким документам можно отнести, например, справки с места жительства и о жилищных условиях, справки о состоянии здоровья и т.п.
Под перечнем документов, которые должны храниться в личном деле, как правило, подразумевается список обязательной документации, которая прямо относится к трудовой деятельности работника, представляемой им согласно действующему законодательству РФ или оформляемой на месте работы.
Соответственно, первоначально в личное дело группируют документы, сопровождающие процесс приема на работу. К таким документам относятся:
- заявление о приеме на работу, направление или представление;
- трудовой договор;
- приказ о приеме на работу;
- договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц);
- личная карточка (унифицированная форма Т-2 или самостоятельно разработанная форма);
- анкета (личный листок по учету кадров), заполненная лично работником;
- подписанное работником соглашение о неразглашении сведений, которые являются коммерческой тайной.
В дальнейшем в личное дело могут включаться документы, напрямую относящиеся к трудовой деятельности работника. К таким документам относятся:
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- приказы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
- документы, характеризующие профессиональные, деловые и личные качества работника (например, отзывы, представления о назначении, документы о повышении квалификации и др.).
Последними документами, помещаемыми в личное дело, являются заявление об увольнении и приказ об увольнении работника.
На все документы личного дела составляется внутренняя опись. Каждый документ личного дела заносится в опись отдельно в хронологической последовательности.
Наличие согласия на обработку персональных данных и запрет на избыточное включение документов в личное дело.
Включение в состав личных дел некоторых документов возможно только после получения от работника согласия на обработку его персональных данных (п. п. 1, 5 ч. 1 ст. 6, ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ)). Персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Решение о предоставлении персональных данных и согласие на их обработку работник принимает свободно, своей волей и в своем интересе (ч. 1 ст. 9 Закона N 152-ФЗ).
Работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования, в частности (ст. 86 ТК РФ):
- обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества;
- при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами;
- работники и их представители должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.
Порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований ТК РФ и иных федеральных законов (ст. 87 ТК РФ).
Одним из принципов обработки персональных данных является то, что содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Обрабатываемые персональные данные не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям их обработки (ч. 5 ст. 5 Закона N 152-ФЗ).
Так, в Докладе с руководством по соблюдению обязательных требований, дающих разъяснение, какое поведение является правомерным, а также разъяснение новых требований нормативных правовых актов за 2 квартал 2017 г. (утв. Рострудом), указано, что работодатель вправе хранить копии документов работника (копию паспорта, СНИЛС, трудовой книжки) в его личном деле при условии получения от работника согласия на хранение и обработку персональных данных.
Соответственно, по нашему мнению, с согласия работника на обработку его персональных данных в личном деле могут храниться такие документы, имеющие отношение к трудовой деятельности работника, как, в частности:
- медицинская книжка;
- копии документов об образовании;
- аттестационные листы и документы о повышении квалификации;
- справки об отсутствии или наличии судимости;
- характеристики или рекомендательные письма с образовательных учреждений, с прошлых мест работы.
При этом существует судебная практика, которая признает избыточным хранение копий некоторых документов. Соответственно, даже при получении согласия на обработку персональных данных хранение копий паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении ребенка или военного билета не является законным, поскольку наличие у работодателя копий таких документов может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с требуемой действующим законодательством (см., например, Постановления Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 N 15АП-22502/2013 по делу N А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу N А53-13327/2013, см. Приложения). Поэтому во избежание возможных претензий к работодателю не рекомендуем хранить копии указанных документов работника в его личном деле.
Обратите внимание! Хранение копий документов в личном деле, если оно рассматривается как нарушение законодательства РФ в области персональных данных, может повлечь административную ответственность по ч. 1 или 2 ст. 13.11 КоАП РФ.
Вместе с тем необходимо отметить, что действующим законодательством не установлен перечень документов, которые подлежат хранению в личном деле работника, а также отсутствует перечень документов, которые запрещается хранить в данном личном деле.
В частности, законодательством не установлен запрет относительно хранения в личном деле работника таких документов как: копия паспорта, СНИЛС, свидетельства о браке, свидетельства о рождении детей или военного билета.
Таким образом, вопрос об избыточности документов в личном деле сотрудника носит оценочный характер и на сегодняшний день остается дискуссионным.
См. например:
- Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников.
Включение в личное дело согласия на обработку персональных данных
Срок действия согласия на обработку персональных данных может ограничиваться (п. 5 ч. 1 ст. 6, ч. 4 ст. 21 Закона N 152-ФЗ):
- сроком действия трудового договора;
- моментом, когда будет достигнута цель обработки персональных данных.
При этом п. 8 ч. 4 ст. 9 Закона N 152-ФЗ не предусматривает указания в согласии на обработку персональных данных конкретного срока, в течение которого оно действует, предельный срок действия такого согласия также не установлен законодателем. Соответственно, согласие может заканчиваться моментом востребования субъекта персональных данных - письменным отзывом в произвольной форме (Постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 16.08.2018 N 13АП-15087/2018 по делу N А42-3045/2017).
Согласие на обработку персональных данных хранится в течение трех лет после истечения срока действия согласия или его отзыва, если иное не предусмотрено федеральным законом, договором (ст. 441 Перечня).
Учитывая, что согласие на обработку персональных данных может иметь как короткий, так и длительный срок действия, полагаем, что согласие может храниться как отдельно, так и в личном деле работника.
Аналогичная правовая позиция по рассматриваемому вопросу содержится в информационном материале, размещенном в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».
Данная правовая позиция подтверждается приведенной выше судебной практикой.
