Ответ: Размер арендной платы не является существенным условием договора аренды транспортного средства без экипажа и может быть определен по правилам п. 3 ст. 424 ГК РФ. Размер арендных платежей определяется сторонами договора. Размер компенсации за пользование личным ТС ограничен только в части определения налоговой базы по налогу на прибыль.
Обоснование: Организации следует самостоятельно оценить свои фактические расходы и налоговую нагрузку в зависимости от способа и условий оформления правоотношений с работником.
Наиболее выгодным вариантом для организации с точки зрения налогообложения является заключение между работником и организацией договора аренды автомобиля без экипажа. В этом случае организация сможет признать для целей налогообложения прибыли и сумму арендной платы, и расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля.
При договоре аренды без экипажа организация несет расходы на содержание и эксплуатацию автомобиля, осуществляет уплату арендных платежей, размер которых установлен сторонами.
С доходов работника в виде арендной платы организация должна удержать НДФЛ. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 225, п. 1 ст. 226 НК РФ).
- Постановление ФАС Уральского округа от 13.04.2011 N Ф09-1703/11-С4 по делу N А47-7971/09
- Постановление ФАС Северо-Западного округа от 19.08.2013 по делу N А56-65547/2012
Работники, находящиеся на определенных должностях и периодически совершающие поездки в интересах работодателя, используют для поездок собственные автомобили, то есть личное имущество. В соответствии со ст. 188 ТК РФ они вправе претендовать на возмещение расходов, связанных с использованием, износом (амортизацией) этого имущества. Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами.
Однако, в Постановлении Правительства РФ от 08.02.2002 N 92) указаны размеры (пределы) таких компенсаций в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией:
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 1 200 руб.;
- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см - 1 500 руб.
Формально можно компенсировать названные затраты в полном размере (согласованном в большем объеме) и они, являясь компенсационными, не будут облагаться НДФЛ и страховыми взносами. Но расходы по налогу на прибыль, единому налогу на УСНО или ЕСХН такие затраты можно отнести в очень небольшой сумме.
Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем (п. п. 1, 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563):
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 2 400 руб.
- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см - 3 000 руб.
