Ответ: Оформление расходов работника в служебной командировке заявкой - обоснованием закупки малого объема (ф. 0504518) допускается только в том случае, если расходы производятся по контракту, заключенному с учреждением, или если подотчетное лицо приобретает ГСМ для нужд учреждения по подстатье 343 КОСГУ.
Возмещение работникам командировочных расходов не является закупкой, соответственно, в этом случае заявка - обоснование закупки малого объема (ф. 0504518) не оформляется.
Обоснование: В командировку работники могут ездить на любом транспорте, в том числе на личном или на служебном автомобиле.
Из Методических указаний по применению форм первичных учетных документов и формированию регистров бухгалтерского учета органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, утвержденных Приказом Минфина России от 30.03.2015 N 52н, следует, что заявка (ф. 0504518) применяется для формирования в электронном виде расчета потребности в финансовом обеспечении расходов на закупки товаров, работ, услуг для собственных хозяйственных нужд учреждения или в целях обеспечения хозяйственных нужд другого учреждения в соответствии с переданными полномочиями по закупке товаров, работ, услуг, осуществляемых согласно п. п. 4, 5 и 28 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 N 44-ФЗ "О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд".
Заявка (ф. 0504518) в электронном виде заполняется работником учреждения (подотчетным лицом), который осуществляет закупки товаров, работ, услуг малого объема для собственных хозяйственных нужд учреждения.
Законодательство включает в случаи осуществления закупки у единственного поставщика оформление контракта на оказание услуг, связанных с направлением работника в служебную командировку, а также с участием в проведении фестивалей, концертов, представлений и подобных культурных мероприятий (в том числе гастролей) на основании приглашений на их посещение. Кроме того, сюда относятся услуги по обеспечению проезда к месту служебной командировки, месту проведения указанных мероприятий и обратно, найму жилого помещения, транспортному обслуживанию, обеспечению питания (п. 26 ч. 1 ст. 93 Федерального закона N 44-ФЗ).
Если учреждение применяет электронный документооборот, то денежные средства под отчет работнику при направлении его в командировку (в том числе с использованием служебного транспорта, расходы на приобретение ГСМ) выдаются (резервируются) на основании оформленного решения о командировании на территории РФ (ф. 0504512), решения о командировании на территорию иностранного государства (ф. 0504515) или заявки (ф. 0504518) (Письмо Минфина России от 05.03.2021 N 02-06-09/16064).
При этом согласно Письму Минэкономразвития России от 01.07.2016 N ОГ-Д28-8113 возмещение работникам командировочных расходов не является закупкой. Поэтому в этом случае заявка - обоснование закупки малого объема (ф. 0504518) не оформляется.
Подборка по этому вопросу:
