Учреждению нужно провести ремонт оборудования в связи с его поломкой. Необходимо ли создавать комиссию, которая зафиксирует факт неисправности, составлять дефектную ведомость или иной документ, протокол или заключение комиссии, после которого можно обратиться в организацию, которая осуществляет ремонт?

Ответ: Расходы на проведение ремонта должны быть обоснованны, поэтому нужно создать комиссию и оформить дефектную ведомость. Законодательством порядок ее оформления не определен, поэтому учреждение может определить его самостоятельно в своей учетной политике.

Обоснование: Расходы на проведение текущего или капитального ремонта основных средств должны быть обоснованны и документально подтверждены (ч. 1 ст. 9 Закона "О бухгалтерском учете" (далее - Федеральный закон N 402-ФЗ), п. 23 Федерального стандарта "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 N 256н).

В соответствии со ст. 9 Федерального закона N 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания. Документальным основанием для ремонта является дефектная ведомость.

Дефектная ведомость - это документ, в котором приведены все неисправности и повреждения какого-либо имущества, в частности основного средства. Дефектная ведомость является основанием как для ремонта основного средства, так и для его списания.

С таким подходом согласны представители Минфина России: расходы на техническое обслуживание объектов основных средств, производимые на основании дефектной ведомости в соответствии с требованиями нормативных правовых актов, учитываются в составе прочих расходов налогоплательщика в силу ст. 260 НК РФ (Письма от 04.12.2008 N 03-03-06/4/94, от 02.04.2007 N 03-03-06/1/203, от 30.10.2007 N 03-03-06/1/745).

Аналогичного мнения о том, что дефектная ведомость является документом, подтверждающим наличие неисправностей основного средства и произведенных расходов на его ремонт, придерживаются и судебные инстанции (Постановления ФАС МО от 19.12.2013 N Ф05-16028/2013 по делу N А40-85714/12, ФАС ПО от 17.06.2014 по делу N А55-13014/2013, АС СЗО от 03.08.2017 N Ф07-7161/2017 по делу N А42-5291/2016).

Документы на проведение работ по текущему или капитальному ремонту оформляйте одинаково. В дефектной ведомости укажите:

• сведения об основном средстве;
• выявленные дефекты;
• рекомендации по устранению дефектов;
• подписи членов комиссии, которые произвели осмотр объекта.

Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс:

Готовое решение: Как учреждению оформить и отразить в учете текущий или капитальный ремонт основных средств (КонсультантПлюс, 2023) {КонсультантПлюс}

Статья: Как составить дефектную ведомость на ремонт основных средств (Петрова Н.А.) ("Актуальные вопросы бухгалтерского учета и налогообложения", 2021, N 6) {КонсультантПлюс}