Ответ: В данном случае необходимо оформить путевой лист. Также в локальном нормативном акте отразите возможность направления работника в командировку на собственной машине, порядок и размеры возмещения эксплуатационных расходов. А в приказе о направлении работника в командировку - вид транспорта, на котором он туда едет.
Обоснование. В локальном нормативном акте организации рекомендуется указать: возможность использования личного автомобиля для поездок в командировки, обязанность по оформлению путевых листов, право работника на компенсацию за использование своего автомобиля и возмещение расходов, связанных с его эксплуатацией.
Также рекомендуется прописать перечень возмещаемых расходов и документы, которыми они должны быть подтверждены. Например, расходы на ГСМ подтвердят чеки с АЗС, а оплату непредвиденного ремонта машины - договор оказания услуг и акт выполненных работ. Дополнительно укажите сроки, в которые вы должны производить работнику выплаты.
В качестве дополнительных документов рекомендуется оформить приказ о направлении работника в командировку, путевой лист и приказ о выплате компенсации. В приказе о направлении работника в командировку укажите вид транспорта (личный автомобиль), на котором едет работник (п. 7 Положения о командировках, Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368).
Путевой лист рекомендуем оформлять по ряду причин. Во-первых, он является одним из документов, подтверждающих использование личного автомобиля при поездке в командировку (п. 7 Положения о служебных командировках, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, Письмо Минфина России от 20.04.2015 N 03-03-06/22368). Во-вторых, путевой лист позволяет подтвердить расходы на ГСМ (Письмо Минфина России от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161).
Что касается формы путевого листа, то вы можете разработать ее самостоятельно, поскольку в Приказе N 52н, которым установлены формы первичных документов для государственных (муниципальных) учреждений, ее нет. Главное, чтобы в вашей форме были все сведения, утвержденные Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390. Если вы не хотите разрабатывать свою форму, то можете использовать унифицированную форму N 3 путевого листа легкового автомобиля, отразив в ней все названные сведения.
Кроме этого, каждый раз при выплате компенсации оформляйте приказ, в котором указывайте размер компенсации за использование автомобиля. Этот приказ будет служить основанием для выплаты указанной компенсации (Письмо Минфина России от 15.09.2005 N 03-03-04/2/63).
Нужно ли составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение, представлять отчет о выполненном работником в командировке поручении? Да, нужно, если это определено локальным нормативным актом. Трудовым кодексом РФ, Положением о служебных командировках не установлено требование составлять служебное задание, оформлять командировочное удостоверение и представлять отчет о выполненном работником в командировке поручении.
Однако работодатель в силу ч. 1 ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ вправе предусмотреть в локальном нормативном акте требование об оформлении указанных документов, а также определить их формы и порядок составления. Положения локальных нормативных актов обязательны для применения, в частности, в силу ч. 2 ст. 5, абз. 4 ч. 2 ст. 21, ч. 1 ст. 189 ТК РФ.
Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс:
Путеводитель по кадровым вопросам. Служебные командировки {КонсультантПлюс}
