Ответ: Заключить договор возможно, если работник является собственником или у него имеется генеральная доверенность. Следовательно, оформляется договор аренды транспортного средства с экипажем, т.к. сам работник и будет управлять, но, на практике, договора такие оформляются, когда работник не просто ездит на работу, а использует именно в служебных целях.  Также, возможно вести речь о компенсации расходов работнику на проезд к месту работы.

Обоснование: Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).

В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).

Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, а в случае аренды без экипажа также расходы на его содержание и страхование, включая страхование своей ответственности (ст. ст. 636, 646 ГК РФ).

При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо) (п. 2 ст. 15 Закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ).

Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами, копиями путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованного автомобиля и время его использования и т.п.) (Письма Минтранса России от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1; Апелляционное определение Московского городского суда от 12.04.2018 по делу N 33-12103/2018).

Обратите внимание! С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 225, п. 1 ст. 226 НК РФ).

При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ).

Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами.

Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в размере установленных норм соответствующих расходов организаций, а именно (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):

  • для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 2 400 руб.;
  • для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см - 3 000 руб.

Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать соответствующее заявление, вести учет служебных поездок в путевых листах и для получения компенсации представить необходимые документы (Письма МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6).

Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем размеры, аналогичные вышеуказанным нормам (п. п. 1, 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563).

Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).

Обязательно ли компенсировать работнику стоимость проезда к месту работы

Да, если это предусмотрено, в частности, соглашением, действующим по вашей организации. В нем могут быть установлены и особенности ее выплаты, например порядок определения размера компенсации, кому она полагается (ч. 2 ст. 22, ст. 45, ч. 2 ст. 46 ТК РФ).

В остальных случаях вы не обязаны компенсировать работнику такие расходы. Но при желании можете это делать. Тогда рекомендуем закрепить порядок компенсации, в частности, в локальном нормативном акте, трудовом договоре с учетом ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22, ч. 4 ст. 57 ТК РФ. О том, как в этих документах прописать условие о такой компенсации, расскажем далее.

Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс:

Демо-доступ

Не установлен
КонсультантПлюс?


Закажите демо-доступ

Доступ предоставляется бесплатно на 2 дня

Не нашли ответ?

Не нашли ответ?


Задайте вопрос эксперту