Ответ:  Путевой лист нужен. ГСМ списываются на основании путевых листов в пределах установленных Норм расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте. Таким образом, лимит карты только ограничивает объем полученного ГСМ, но не является подтверждением его расхода.

Обоснование:

Для учета расходов на ГСМ нужны документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок. Приобретение ГСМ по топливным картам подтверждает накладная поставщика, покупку за наличные - чек АЗС и авансовый отчет водителя. Расход топлива и служебный характер поездок автомобиля, подключенного к электронной системе контроля, подтверждают отчеты системы.

Путевые листы для списания ГСМ нужны, если нет электронной системы контроля расхода топлива или она не предоставляет все нужные данные. Например, контролирует расход ГСМ, но не отслеживает маршрут автомобиля. Количество списываемого топлива определяют на основе данных:

  • Путевых листов, если ваша организация занимается перевозками пассажиров и багажа, грузов (ч. 1 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта). В этом случае ваши путевые листы должны содержать все обязательные реквизиты и сведения, предусмотренные как для первичных учетных документов, так и для путевых листов (ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, ч. 3, 5 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта, Приказ Минтранса России от 28.09.2022 N 390) 1.
  • Путевых листов, маршрутных листов, справок или отчетов о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленных на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем, - если перевозками пассажиров и багажа, грузов ваша организация не занимается (Письма ФНС России от 16.07.2010 N ШС-37-3/6848, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@, Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354). Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первичных учетных документов. Реквизиты для отражения сведений путевого листа, утвержденных Приказом Минтранса России от 28.09.2022 N 390, вы можете добавить при разработке собственных форм. При этом вам необязательно приводить весь состав указанных сведений.
1 Если ваша организация является участником экспериментального правового режима в сфере цифровых инноваций, требования к оформлению путевых листов при перевозке пассажиров и багажа, грузов могут быть для вас изменены или исключены (ч. 6 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта).

Если в организации установлены нормы расхода ГСМ, то в случае выявления отклонений от норм причины перерасхода надо проанализировать. В зависимости от причины сверхнормативные затраты могут быть списаны:

  • в расходы по обычным видам деятельности, если сверхнормативный расход обоснован (п. 5 ПБУ 10/99);
  • на виновных лиц, если они установлены;
  • на прочие расходы, если сверхнормативный расход нельзя объяснить объективными причинами или виновные лица не установлены (п. 11 ПБУ 10/99).

Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс:

Типовая ситуация: ГСМ: нормы и учет расходов (Издательство "Главная книга", 2024) {КонсультантПлюс}

"Контроль и ревизия в бюджетных учреждениях: Учебное пособие" (2-е издание, переработанное) (Маслова Т.С.) ("Магистр", "ИНФРА-М", 2023) {КонсультантПлюс}

Готовое решение: Как учитывать горюче-смазочные материалы (КонсультантПлюс, 2024) {КонсультантПлюс} 

Демо-доступ

Не установлен
КонсультантПлюс?


Закажите демо-доступ

Доступ предоставляется бесплатно на 2 дня

Не нашли ответ?

Не нашли ответ?


Задайте вопрос эксперту