Ответ: При расчете налога на прибыль можно учесть расходы, которые одновременно отвечают следующим требованиям (п. 1 ст. 252 НК РФ):
- они должны быть документально подтверждены;
- экономически оправданны;
- направлены на получение дохода.
Чтобы подтвердить необходимость проведения капремонта рекомендуется:
- составить дефектную ведомость с описанием возникших у объекта ОС неисправностей, перечнем необходимых ремонтных (восстановительных) работ и приобретаемых стройматериалов;
- издать приказ (распоряжение) руководителя организации о проведении ремонта данного объекта.
Указанные документы не являются обязательными, но как показывает практика, подтвердить без них обоснованность (экономическую оправданность) расходов на ремонт гораздо сложнее (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Поэтому чтобы избежать споров с контролирующими органами, следует заполнить дефектную ведомость по самостоятельно разработанной форме (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").
Приемку работ (этапов работ) по капитальному ремонту здания, выполненных подрядчиком, оформите актом о приемке выполненных работ. Для этого можно использовать унифицированную форму N КС-2. Для расчетов с подрядчиком за выполненные работы на основании акта составьте справку о стоимости выполненных работ и затрат по форме N КС-3.
В случае выполнения работ по капитальному ремонту здания собственными силами вы можете использовать эти же формы - N N КС-2 и КС-3. В этом случае их подписывают руководители организации и подразделения, выполняющего работы.
Подтверждением расходов является платежный документ, по которому произведена оплата выполненных работ и (или) документ, подтверждающий факт оплаты в случае приобретения организацией стройматериалов через подотчетное лицо (чек ККТ).
Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс:
