Ответ: По общему правилу, оформить использование личного автомобиля работника в служебных целях можно на основании договора аренды либо без заключения такового. Если договор аренды не заключается, работнику выплачивается компенсация, размер которой определяется соглашением сторон.
Законодательство исходят из того, что ответственность за вред, причиненный работником в результате ДТП, будет лежать на законном владельце источника повышенной опасности то есть на работодателе. Однако если вы сможете доказать, что транспортное средство выбыло из вашего владения в результате противоправных действий работника, то это освободит вас от ответственности (п. 1, 2 ст. 1079 ГК РФ).
Так ответственность за вред, причиненный третьим лицам автомобилем, его механизмами, устройствами, оборудованием, несет Арендодатель в соответствии с нормами, предусмотренными гл. 59 Гражданского кодекса Российской Федерации. Он вправе предъявить Арендатору регрессное требование о возмещении сумм, выплаченных третьим лицам, если докажет, что вред возник по вине Арендатора.
В КонсультантПлюс есть общие формы для физических лиц возможно исправить в них формулировки в отношении арендодателя Форма: Договор аренды прицепа между физическими лицами (образец заполнения) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс} и Форма: Акт приема-передачи прицепа (приложение к договору аренды прицепа между физическими лицами) (образец заполнения) (Подготовлен для системы КонсультантПлюс, 2025) {КонсультантПлюс}. Целесообразно составить акт приема-передачи во избежание споров связанных с передачей предмета договора аренды.(Апелляционное определение Московского городского суда от 08.06.2023 по делу N 33-25487/2023 {КонсультантПлюс}).
Обоснование: Как оформить использование личного автомобиля в служебных целях и получить компенсацию?
Организация использует личный автомобиль работника без заключения с ним договора аренды.
При использовании работником личного автомобиля в интересах работодателя и с его согласия или ведома работнику выплачивается компенсация и возмещаются соответствующие расходы, размер которых определяется письменным соглашением между работником и работодателем (дополнительным соглашением к трудовому договору) (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации самостоятельно определяется договаривающимися сторонами.
Однако зачастую работодатель (принимая во внимание свои интересы при налогообложении прибыли) предлагает ежемесячную компенсацию в размере установленных норм соответствующих расходов организаций, а именно (Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92):
- для легковых автомобилей с объемом двигателя до 2 000 куб. см включительно - 2 400 руб.;
- для легковых автомобилей с объемом двигателя более 2 000 куб. см - 3 000 руб.
Для оформления выплаты компенсации работнику необходимо согласовать использование личного автотранспорта в служебных целях с руководством организации, написать соответствующее заявление, вести учет служебных поездок в путевых листах и для получения компенсации представить необходимые документы (Письма МНС России от 02.06.2004 N 04-2-06/419@, Минфина России от 13.04.2007 N 14-05-07/6).
Федеральным государственным гражданским служащим, служебная деятельность которых связана с постоянными служебными поездками в соответствии с их должностными обязанностями, ежемесячная компенсация за использование ими личного транспорта в служебных целях выплачивается в размере, не превышающем размеры, аналогичные вышеуказанным нормам (п. п. 1, 4 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 02.07.2013 N 563).
Для получения компенсации и возмещения расходов служащий подает заявление с указанием сведений, для исполнения каких его должностных обязанностей и с какой периодичностью используется им личный транспорт. К заявлению прилагается копия свидетельства о регистрации транспортного средства (с предъявлением оригинала). При этом возмещение расходов на приобретение ГСМ производится по фактическим затратам, подтвержденным соответствующими документами (счетами, квитанциями, кассовыми чеками и др.) (п. п. 2, 5 Правил).
Организация использует личный автомобиль работника на основании договора аренды.
Аренда личного автомобиля работника может быть двух видов: с экипажем и без экипажа. В первом случае предполагается, что арендованным автомобилем будет управлять и производить его техническое обслуживание сам работник, во втором указанные обязанности возлагаются на других уполномоченных лиц (ст. ст. 632, 642 ГК РФ).
В данном случае будет заключен договор аренды автомобиля, в котором будут отражены все особенности правоотношений сторон (в частности, стоимость аренды и услуг по управлению автомобилем).
Как правило, если иное не предусмотрено договором, арендатор несет расходы, возникающие в связи с эксплуатацией арендованного автомобиля, а в случае аренды без экипажа также расходы на его содержание и страхование, включая страхование своей ответственности (ст. ст. 636, 646 ГК РФ).
При этом в полисе ОСАГО необходимо учесть количество лиц, которые будут допущены к управлению автомобилем (если предполагается, что помимо собственника автомобиля им будет управлять иное лицо) (п. 2 ст. 15 Закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ).
Расходы, связанные с эксплуатацией арендованного автомобиля, оплачиваются владельцу при условии их указания в договоре аренды автомобиля и документального подтверждения (чеками, квитанциями, счетами-фактурами, копиями путевых листов, позволяющих определить регулярность использования, а также маршрут движения арендованного автомобиля и время его использования и т.п.) (Письма Минтранса России от 28.09.2018 N 03-01/21740-ИС, УФНС России по г. Москве от 30.04.2008 N 20-12/041966.1.).
Обратите внимание! С доходов работника в виде арендной платы организация удержит НДФЛ. Суммы компенсационных выплат не облагаются НДФЛ при наличии подтверждающих документов (ст. 188 ТК РФ; п. 1 ст. 217, п. 1 ст. 224, п. 1 ст. 225, п. 1 ст. 226 НК РФ).
Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс:
Судебная практика:
Процессуальные вопросы: О возмещении расходов на проведение оценки - удовлетворено в части.
