Ответ: представляется, что указанных в вопросе работников, которые согласовывают договора или иные документы, где фигурируют персональные данные, необходимо включать в приказ об утверждении перечня должностей работников, имеющих доступ к персональным данным.
Обоснование: согласно статье 87 "Трудового кодекса Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 29.12.2025, с изм. от 06.02.2026) (далее- ТК РФ) порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливается работодателем с соблюдением требований настоящего Кодекса и иных федеральных законов. ст. 87 ТК РФ {КонсультантПлюс}.
В соответствии со статьей 3 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 24.06.2025) "О персональных данных" (далее- Закон о персональных данных) персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных):
- оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
- обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных. ст. 3, Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 24.06.2025) "О персональных данных" {КонсультантПлюс}.
Согласно статье 88 ТК РФ при передаче персональных данных работника работодатель должен соблюдать следующие требования, в том числе:
- предупредить лиц, получающих персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;
- осуществлять передачу персональных данных работника в пределах одной организации, у одного индивидуального предпринимателя в соответствии с локальным нормативным актом, с которым работник должен быть ознакомлен под роспись;
- разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретных функций. ст. 88 ТК РФ {КонсультантПлюс}.
В соответствии с частью 1 статьи 18.1 Закона о персональных данных оператор обязан принимать меры, необходимые и достаточные для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами. Оператор самостоятельно определяет состав и перечень мер, необходимых и достаточных для обеспечения выполнения обязанностей, предусмотренных настоящим Федеральным законом и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами, если иное не предусмотрено настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами. К таким мерам, в частности, относится издание оператором, являющимся юридическим лицом, документов, определяющих политику оператора в отношении обработки персональных данных, локальных актов по вопросам обработки персональных данных, определяющих для каждой цели обработки персональных данных категории и перечень обрабатываемых персональных данных, категории субъектов, персональные данные которых обрабатываются, способы, сроки их обработки и хранения, порядок уничтожения персональных данных при достижении целей их обработки или при наступлении иных законных оснований, а также локальных актов, устанавливающих процедуры, направленные на предотвращение и выявление нарушений законодательства Российской Федерации, устранение последствий таких нарушений. Такие документы и локальные акты не могут содержать положения, ограничивающие права субъектов персональных данных, а также возлагающие на операторов не предусмотренные законодательством Российской Федерации полномочия и обязанности. ч. 1 ст. 18.1, Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 24.06.2025) "О персональных данных" {КонсультантПлюс}.
Законодательством РФ перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников, прямо не ограничен. Однако, разрешать такой доступ можно только специально уполномоченным лицам и только к тем персональным данным, которые необходимы для выполнения конкретных функций. Например, руководителям структурных подразделений можно разрешить доступ к персональным данным работников, которыми они руководят, в объеме, необходимом для контроля количества и качества выполняемой работы, содействия в обучении и продвижении по работе, обеспечения безопасных условий труда. (в частности, это могут быть персональные данные о фамилии, имени, отчестве, годе, месяце, числе и месте рождения работников; данные об их образовании, включая дополнительное профессиональное, профессии, специальности, квалификации, стаже; данные о номерах домашнего и мобильного телефонов). Иной объем персональных данных работников может потребоваться для сотрудников бухгалтерии (необходимые персональные данные в целях начисления работникам заработной платы, уплаты взносов и др.), и т.д.
Конкретный перечень уполномоченных лиц определяет работодатель самостоятельно, например, приказом. Эти лица должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, документами об их правах и обязанностях в этой области и с локальным нормативным актом работодателя, устанавливающим порядок передачи персональных данных работников в пределах организации.
За нарушение законодательства в области персональных данных виновные лица могут быть привлечены к различным видам ответственности, в частности, к дисциплинарной, материальной, административной (административная ответственность предусмотрена, в основном, статьей 13.11 "Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях" от 30.12.2001 N 195-ФЗ (ред. от 09.04.2026, с изм. от 29.04.2026)).
Представляется, что указанных в вопросе работников, которые согласовывают договора или иные документы, где фигурируют персональные данные, необходимо включать в приказ об утверждении перечня должностей работников, имеющих доступ к персональным данным.
Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс: Готовое решение: Какие существуют требования к обработке персональных данных работников организации (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}; Статья: Организуем работу с персональными данными сотрудников (Жижерина Ю.) ("Кадровая служба и управление персоналом предприятия", 2015, N 2) {КонсультантПлюс}; Статья: Работа с персональными данными. Отвечаем на вопросы (Свистунова Н.) ("Юридический справочник руководителя", 2024, N 7) {КонсультантПлюс}; Статья: Как оформить доступ к персональным данным работников? (Беспалова С.) ("ЭЖ-Юрист", 2017, N 41) {КонсультантПлюс}; Готовое решение: Какие меры по защите персональных данных физлиц нужно принимать при обработке этих данных (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}; Путеводитель по кадровым вопросам. Персональные данные работников {КонсультантПлюс}.
Судебная практика: не сформирована.
