Ответ: бланки трудовых книжек можно выдавать сотрудникам безвозмездно, если это предусмотрено ЛНА учреждения.
Если ЛНА безвозмездная выдача бланков трудовых книжек сотрудникам не предусмотрена, то удержать их стоимость из зарплаты можно, но только при наличии согласия (заявления) сотрудников.
Обоснование: по окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано отчитаться перед бухгалтерией (п. 41 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н):
-
о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
- суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Однако оформить удержание из зарплаты за трудовую книжку или вкладыш в нее можно, только если есть соответствующее заявление работника в произвольной форме (Письмо Роструда от 16.10.2019 N ТЗ/5985-6-1).
Без заявления вы не вправе удержать такую плату, поскольку это не предусмотрено ст. 137 ТК РФ и иными федеральными законами.
Можете не взимать с работника плату за бланк трудовой книжки, если, например, такое положение есть в локальном нормативном акте (ч. 2 ст. 5, ст. 8 ТК РФ).
Нельзя взимать плату с работника в таких случаях (п. п. 31, 45 Порядка ведения и хранения трудовых книжек):
- выдается дубликат трудовой книжки в связи с тем, что трудовые книжки массово утрачены из-за чрезвычайных обстоятельств, или в связи с тем, что трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана);
- бланк (вкладыш) неправильно заполнен;
- бланк (вкладыш) испорчен не по вине работника.
Таким образом, учреждение не может удерживать с работника стоимость бланка трудовой книжки без его согласия.
Если от работника будет получено заявление об удержании из его зарплаты стоимости бланка трудовой книжки, то сумму возмещения затрат учреждения отнесите на подстатью 134 "Доходы от компенсации затрат" КОСГУ (п. 9.3.4 Порядка N 209н).
Операции с трудовыми книжками и вкладышами в них отразите в бухгалтерском (бюджетном) учете следующими записями:
|
Содержание операций
|
Дебет
|
Кредит
|
Обоснование
|
|
Приняты к учету (на склад) трудовые
книжки и вкладыши в них
|
Подпункт "а" п. 16 Порядка применения
Плана счетов бюджетного учета, п. 1.5.1
Бухгалтерских записей
|
||
|
Оплата трудовых книжек
и вкладышей поставщику
|
Пункты 140, 152 Порядка применения
Плана счетов бюджетного учета, п. 3.2.24
Бухгалтерских записей
|
||
|
Выдана кадровику трудовая
книжка для оформления работнику
|
Подпункт "а" п. 17 Порядка применения
Плана счетов бюджетного учета, п. п. 1.5.25.4, 8.1
Бухгалтерских записей бюджетного учета, п. 225
Порядка применения Единого плана счетов
|
||
|
Забалансовый
|
|||
|
Начислена компенсация расходов
учреждения при выдаче трудовой
книжки и вкладыша
|
Подпункт "а" п. 109 Порядка применения
Плана счетов бюджетного учета, п. 2.14.5.1
Бухгалтерских записей бюджетного учета
|
||
|
Удержана из заработной платы
работника стоимость трудовой
книжки и вкладыша
|
Пункт 148 Порядка применения Плана счетов
бюджетного учета, п. 3.6.1
Бухгалтерских записей бюджетного учета
|
||
|
Списан с забалансового учета
бланк трудовой книжки и вкладыш
при оформлении его работнику
|
Забалансовый
|
Пункт 225 Порядка применения
Единого плана счетов, п. 8.2
Бухгалтерских записей бюджетного учета
|
|
|
Уменьшена задолженность работника
на сумму удержанной из заработной
платы стоимости трудовой книжки
и вкладыша
|
Пункт 3.6.4 Бухгалтерских записей
бюджетного учета
|
Документы по данному вопросу из системы КонсультантПлюс: Готовое решение: Как учреждению учитывать трудовые книжки и вкладыши в них (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}
Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде (КонсультантПлюс, 2026) {КонсультантПлюс}
