Ответ: Действующим законодательством не запрещено руководителю использовать служебный автомобиль и при наличии водителя в штате организации. При этом целесообразно закрепить во внутренних документах организации и трудовом договоре (должностной инструкции) директора возможность использования служебного автомобиля.
При этом путевой лист руководителю можно и не оформлять, если он не перевозит на служебном автомобиле грузы и (или) других лиц, кроме себя. Проходить предрейсовые медосмотры директор также не обязан. Вместе с тем, следует учитывать, что для учета расходов на ГСМ необходимы документы, подтверждающие их приобретение и расход, а также служебный характер поездок.
Обоснование: В действующем законодательстве нет ограничений и запретов на выполнение функций по управлению служебным автомобилем руководителем организации. Но для выполнения данных функций руководитель должен обосновать данные действия (почему штатный водитель им не управляет) и издать в связи с этим распоряжение по организации.
- составить приказ о возложении обязанностей по управлению служебным автомобилем на руководителя предприятия (помимо водителя);
- внести изменение в трудовой договор и должностную инструкцию следующего содержания: в раздел "Обязанности", например, следующей формулировкой: "Возложить функции по управлению служебным автомобилем в случаях высокой загруженности водителя".
Унифицированная форма первичной учетной документации N 3 "Путевой лист легкового автомобиля" утверждена Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.
Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 11.09.2020 N 368. При этом данный Приказ издан в соответствии с ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта". В соответствии со ст. 6 Устава путевые листы обязательны только при перевозке пассажиров или багажа. Из этого следует вывод, что если руководитель управляет автомобилем сам, не перевозит пассажиров и багаж, путевой лист ему не обязателен (см. также Вопрос: Должен ли работник иметь путевые листы, если он использует легковой автомобиль организации для служебных поездок и не является водителем, а организация не осуществляет деятельности по перевозке грузов или пассажиров? (Консультация эксперта, 2021).
Юридические лица, индивидуальные предприниматели, осуществляющие эксплуатацию транспортных средств, обязаны, в частности, организовывать проведение обязательных медицинских осмотров и мероприятий по совершенствованию водителями транспортных средств навыков оказания первой помощи пострадавшим в дорожно-транспортных происшествиях (абз. 6 п. 1 ст. 20, п. 1 ст. 23 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" (далее - Закон N 196-ФЗ)).
По нашему мнению, проходить указанные медицинские осмотры должны только те работники, которые выполняют трудовую функцию водителя (абз. 3 п. 3 ст. 23 Закона N 196-ФЗ), что подтверждается и судебной практикой (см., например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 15.04.2015 N Ф10-863/2015). Функцию водителя могут выполнять не только работники, должность которых звучит как "водитель", но и иные работники, чья трудовая функция или должностные обязанности предполагают управление служебным автомобилем. Это, к примеру, торговые представители или курьеры, доставляющие товар на машине.
- работа в должности водителя предполагает перевозку грузов, пассажиров, а в данном случае директор возит только себя;
- директор вправе, но не обязан ездить на автомобиле;
- предоставление автомобиля можно рассматривать как вид социальной гарантии для отдельных категорий работников.
Следовательно, проходить предрейсовые медосмотры директор не обязан.
Организация может подтверждать путевыми листами расходы на ГСМ для автомобиля директора в случае, когда он перевозит в служебных целях на личном или служебном автомобиле грузы и (или) других лиц (кроме себя).
В других случаях расходы на ГСМ можно подтвердить (п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ, Письма Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354, УФНС России по г. Москве от 09.07.2019 N 16-15/116577@) как путевыми листами, так и иными документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, определяющими связь таких расходов с деятельностью организации, направленной на получение дохода. Например, документами, позволяющими установить график и маршрут передвижения в служебных целях с указанием пройденного расстояния в км.
В качестве таких документов могут использоваться маршрутные листы, справки или отчеты о перемещениях автомобиля и пройденном им пути, составленные на основании сведений системы спутниковой навигации ГЛОНАСС, GPS или иных систем.
