Ответ: В бухгалтерском учете библиотечный фонд учитывается единым инвентарным объектом, для которого открывается одна инвентарная карточка группового учета нефинансовых активов (ф. 0504032) (п. 54 Инструкции N 157н). Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой. Карточка открывается на основании акта о приеме-передаче объектов нефинансовых активов (ф. 0504101), а закрывается на основании акта о списании исключенных объектов библиотечного фонда (ф. 0504144).
Учет единым инвентарным объектом библиотечного фонда установлен в п. 10 СГС "Основные средства": объекты основных средств, срок полезного использования которых одинаков, стоимость которых не является существенной, могут в соответствии с принятыми положениями учетной политики объединяться учреждением в один инвентарный объект, признаваемый для целей бухгалтерского учета комплексом объектов основных средств.
Учреждение самостоятельно в рамках своей учетной политики определяет состав такого инвентарного объекта и существенность информации, раскрываемой в бухгалтерской (финансовой) отчетности.
Уникальный инвентарный порядковый номер не присваивается объектам библиотечного фонда независимо от их стоимости (п. 46 Инструкции N 157н).
К библиотечному фонду относят совокупность документов различного назначения и статуса, организационно и функционально связанных между собой, подлежащих учету, комплектованию, хранению и использованию в целях библиотечного обслуживания населения (ст. 1 Федерального закона от 29.12.1994 N 78-ФЗ "О библиотечном деле").
Документы библиотечного фонда могут быть как печатные (книги, брошюры и т.п.), так и другие (например, аудиовизуальные, электронные).
Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержден Приказом Минкультуры России от 08.10.2012 N 1077 (далее – Порядок).
- на CD-дисках и флэшках;
- на жестком диске ПК библиотеки;
- на внешних технических средствах.
- каждый автономный объект (компакт-диск), за исключением случаев, когда такие диски представляют собой вкладку (вложение) в издание или его неотъемлемое приложение;
- отдельно выпущенный компакт-диск;
- каждый компакт-диск, входящий в нумерованную или ненумерованную серию электронных изданий;
- комплект компакт-дисков, объединенных общим названием;
- в документах на флэш-картах каждое целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие;
2. для сетевых локальных и инсталлированных документов - экземпляр (условная единица учета) и название. При этом как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно (п. 3.4.2 Порядка);
3. для сетевых удаленных документов - экземпляр (условная единица учета) и название. При этом как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ (п. 3.4.3 Порядка).
- название базы данных, компания-производитель, адрес доступа, платформа;
- количество названий или пакетов, входящих в базу данных;
- срок действия договора или лицензии.
Все электронные документы при списании удаляются на основании акта (ф.0504144) с указанием причин. Находящиеся в удаленном доступе по акту не списываются. Доступ к ним автоматически прекратится, когда закончится действие договора.
Согласно п. 4.4.5 Порядка индивидуальный учет электронных сетевых локальных документов осуществляется путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу.
Учет движения библиотечного фонда, в том числе итоговых данных по электронным сетевым удаленным документам, осуществляется в соответствии с разд. VI Порядка.
Кроме того, при принятии объектов периодических изданий к учету следует помнить о том, что такие объекты, входящие в состав библиотечного фонда, не учитываются как объекты основных средств (п. 38 Инструкции N 157н). Периодические издания, приобретаемые учреждением для комплектации библиотечного фонда, должны отражаться на забалансовом счете 23 "Периодические издания для пользования" в условной оценке: один объект (номер журнала, годовой комплект газеты) - один рубль (п. 377 Инструкции N 157н).
